Vier momenten voor een zakelijke virtuele creditcard
Zakelijke virtuele creditcards hebben meerdere voordelen. Wanneer gebruikt u zo'n creditcard precies? Dit zijn de vier meest voorkomende situaties.
1. Online bestellingen en losse uitgaven
Stel, u start een tijdelijk project of een uitbreiding in uw organisatie. Daarvoor doet u verschillende aankopen online. U wilt deze uitgaven vooraf beperken. Ook wilt u ze apart volgen in uw administratie.
Met een zakelijke virtuele creditcard maakt u in enkele seconden een nieuwe creditcard aan. U doet dit op het moment dat u de bestelling plaatst. Dat vervangt drie onhandige alternatieven:
- Een medewerker schiet zelf geld voor en declareert dit achteraf
- Een medewerker vraagt een voorschot aan en betaalt dit later terug
- Een medewerker leent de fysieke creditcard van een manager
In plaats daarvan maakt u een zakelijke virtuele creditcard aan. Deze creditcard heeft een maximumbedrag en een geldigheid van bijvoorbeeld één maand. Ook koppelt u de creditcard aan de juiste kostenplaats. De medewerker gebruikt dit creditcardnummer voor de uitgave. Het nummer werkt niet voor andere uitgaven. Denk aan een laptop of een softwarelicentie voor een nieuw teamlid.
Het financiële team houdt de controle. De medewerker hoeft niets voor te schieten.
2. Software en digitale abonnementen beheren
Veel bedrijven betalen abonnementen op SaaS-tools, clouddiensten en softwarelicenties. Ze gebruiken hiervoor één gedeelde creditcard of handmatige bankoverschrijvingen. Dat geeft drie uitdagingen:
- Abonnementen lopen door, zonder dat iemand het merkt
- Na een personeelswisseling blijven licenties actief
- Een verlopen fysieke creditcard legt meerdere diensten tegelijk stil
Met een zakelijke virtuele creditcard koppelt u een creditcard aan een abonnement. Kosten zijn altijd zichtbaar per tool en per afdeling. Wilt u een abonnement stopzetten? Dan blokkeert u de creditcard. U stelt de geldigheid van een zakelijke virtuele creditcard zelf in. Dat is anders bij fysieke creditcards. Fysieke creditcards hebben vaak een vaste looptijd.
3. Marketinguitgaven per campagne bijhouden
Marketingafdelingen en salesafdelingen werken vaak met online advertentieplatforms van Google, Meta of LinkedIn. Campagnebudgetten verschillen sterk per project of periode. Loopt alles via één gedeelde creditcard? Dan kunnen drie problemen ontstaan:
- Campagnes lopen door zonder harde budgetstop
- Bij een probleem met die ene creditcard liggen meerdere campagnes tegelijk stil
- Achteraf weet u moeilijk wat een campagne heeft gekost
Met een zakelijke virtuele creditcard maakt u een eigen creditcard per campagne of kanaal. Deze creditcard heeft een harde maandelijkse limiet. De betaling stopt automatisch zodra u het maximumbedrag bereikt. Valt de creditcard weg? Dan raakt dat alleen die ene campagne. De rest loopt gewoon door.
U koppelt direct een kostenplaats of projectcode aan elke creditcard. Dit geeft u inzicht in uw budgetten. Ook kunt u betalingen achteraf makkelijker verwerken. Zo weet u achteraf precies wat elke campagne heeft gekost.
4. Eenmalige leveranciers direct betalen
U gebruikt een zakelijke virtuele creditcard ook voor facturen van leveranciers die creditcards accepteren. U hoeft dan niet het hele inkoop- en betaalproces te doorlopen. U betaalt direct met een zakelijke virtuele creditcard.
Dat is handig bij eenmalige leveranciers of leveranciers zonder contract. Denk aan een externe adviseur, een leverancier voor een tijdelijk project of een partij voor een eenmalig evenement.
De leverancier ontvangt het bedrag snel. U ziet de betaling terug op uw rekeningoverzicht. Zo zet u minder stappen voor nieuwe of eenmalige leveranciers.
