Slim uitgavenbeheer bij Talpa Network met zakelijke ICS creditcards

Betere controle op uitgaven met zakelijke creditcards

Talpa Network is een groot mediabedrijf dat sinds 2017 bij Talpa Holding hoort. Het bedrijf werkt met radio, tv, internet en social media en heeft meer dan 800 medewerkers. Een goede financiële administratie is belangrijk om overzicht te houden over de kosten.

Marloes van Elswijk, Executive Assistant bij Talpa Network, werkt al 12.5 jaar bij het bedrijf. Ze regelt onder andere de zakelijke creditcards voor het managementteam. Marloes legt uit hoe de creditcards haar werk makkelijker maken.

"Eerst gebruikten we pinpassen, dat zorgde vaak voor verwarring," vertelt Marloes. "Wie heeft wat betaald? We hadden geen overzicht. Daardoor was het moeilijk om de uitgaven goed bij te houden."

Om dit probleem op te lossen, gebruikt Talpa Network nu zakelijke creditcards van ICS. Zo heeft het bedrijf meer overzicht en betere controle over de zakelijke uitgaven.

Maandelijkse rapportages: sneller helder inzicht

Een belangrijk onderdeel van Marloes' werk is het bijhouden van bedrijfsuitgaven en het maken van maandelijkse rapportages. Met de zakelijke creditcards van ICS doet ze dit nu makkelijk en snel.

"Ik zie meteen wie welke uitgaven heeft gedaan in het systeem," zegt Marloes. "Dat bespaart veel tijd, omdat ik niet meer alles handmatig hoef uit te zoeken. Ook onregelmatige betalingen vind ik makkelijk. Zo blijft alles duidelijk en goed te beheren."

Het systeem is niet alleen handig voor Marloes, maar ook voor de financiële afdeling. Zij krijgen alle creditcardoverzichten. Zo kunnen ze de bedrijfsuitgaven makkelijk bijhouden. Dit zorgt voor overzicht en helpt bij het maken van maandrapportages en het bekijken van uitgaven.

Veiligheid en grip op bedrijfsuitgaven

Met de zakelijke creditcards van ICS heeft Talpa Network volledig grip op de bedrijfsuitgaven. Ze hebben duidelijke afspraken over het gebruik van creditcards: wie een kaart krijgt, wat ermee betaald mag worden, en dat medewerkers de zakelijke creditcards inleveren als ze het bedrijf verlaten.

"Bij ongebruikelijke betalingen log ik meteen in om te controleren of alles klopt," zegt Marloes. "Als contactpersoon kan ik alle cards inzien, zodat ik snel kan zien of een uitgave zakelijk is. Dit geeft mij en het bedrijf genoeg vertrouwen om de kaarten uit handen te geven."

Dankzij deze controle heeft Talpa Network nooit te maken gehad met misbruik. Het systeem waarin ze alle uitgaven zien, is volgens Marloes overzichtelijk en gebruiksvriendelijk. Dit maakt het makkelijk om uitgaven te monitoren. Ook zorgen zakelijke creditcards voor een eenvoudig declaratieproces.

"We hebben nog nooit problemen gehad, misbruik is bij ons nog nooit voorgekomen. Ik kan direct zien of alles klopt." - Marloes van Elswijk

Geen formulieren meer nodig bij declareren

Vroeger moest het managementteam formulieren invullen om zakelijke kosten terug te krijgen. Met de zakelijke creditcards van ICS is dat nu veel makkelijker.

"Medewerkers geven hun bonnen aan de financiële afdeling, en zij verwerken alles in het systeem. Dat werkt een stuk sneller en overzichtelijker dan met formulieren," vertelt Marloes.

Met de zakelijke creditcards regelt Talpa Network declaraties snel. Zo kunnen medewerkers zich richten op hun werk en besteden ze minder tijd aan administratie.

Snel, gebruiksvriendelijk én altijd ondersteuning 

Volgens Marloes biedt ICS niet alleen overzicht en controle, maar ook gebruiksvriendelijkheid en betrouwbaarheid. Een ICS-contactpersoon staat altijd voor je klaar als je die nodig hebt.

"Het systeem werkt snel en eenvoudig, en je kunt altijd rekenen op hulp als dat nodig is," sluit Marloes af.

Bij Talpa Network zorgen zakelijke creditcards voor meer grip op uitgaven, lagere kosten en eenvoudigere processen, zonder in te leveren op veiligheid. Declaraties met formulieren zijn verleden tijd en de zakelijke uitgaven zijn eenvoudig te monitoren. 

Uren administratief werk nu in minuten gedaan en nooit meer gedoe over bonnetjes

De financiële afdeling van Hortilux Schréder was elke week één tot een anderhalf uur bezig met verwerken van de declaraties van Card-houders. Met SRXP is dit binnen minuten gedaan.

Ook de Card-houders zelf hoeven zich niet meer bezig te houden met het bewaren van stapels bonnetjes. Zij kunnen hun declaraties nu binnen een paar seconden afhandelen. Volgens van Mourik scheelt dat voor hen ook een paar uur werk per maand.

Op dit moment neemt Hortilux Schréder zo'n 10 zakelijke creditcards af bij ICS. Het is niet uitgesloten dat dit er in de toekomst meer worden. Zeker nu door de koppeling met SRXP de druk op de financiële administratie veel kleiner is geworden. Van Mourik ziet de extra waarde van zakelijke creditcards in ieder geval niet snel verdwijnen: "Ook over 50 jaar zal hier nog gebruik van worden gemaakt."