Waarom internationale bessenteler Driscoll's voor ICS creditcards kiest.

Reizen naar buitenlandse vestigingen

Eerst over het bedrijf zelf. Driscoll's geschiedenis begon eind 19e eeuw in Californië. In 1990 begonnen ze ook bessen in Europa te verkopen. Inmiddels verkopen ze hun fruit in een heleboel landen, waaronder België, Spanje, Portugal, Duitsland en Marokko. Het Europese hoofdkantoor van Driscoll's zit in Breda. 

Medewerkers van Driscoll's moeten vaak reizen voor hun werk. Ze gebruiken de creditcards van ICS om te betalen tijdens deze werkreizen. Wij spraken met Carin de Jong, Finance Manager Accounts Payable bij Driscoll's EMEA, over het gebruik van deze creditcards. Carin legt uit waarom ze deze keuze maakten. Dit komt onder andere door de goede service, gunstige tarieven, en het feit dat ICS bankonafhankelijk werkt.

Uitgaven op reis en het huidige declaratieproces

Carin de Jong kent een lange en succesvolle loopbaan in de financiële sector en is momenteel Finance Manager Accounts Payable bij Driscoll's. Ze werkt al 13 jaar bij Driscoll's en daarvoor onder andere bij Bonduelle en Hunter Douglas.

De Jong is verantwoordelijk voor de te betalen rekeningen in de EMEA regio en houdt zich binnen die rol ook bezig met loonlijsten, secundaire arbeidsvoorwaarden (zoals creditcards), bedrijfsuitgaven en overige zaken. Deze verantwoordelijkheden richten zich vooral op de werknemers van Driscoll's.

We vroegen De Jong naar het soort bedrijfsuitgaven waar reizende medewerkers van Driscoll's de zakelijke creditcards van ICS voor gebruiken: "Vanwege de vele werkzaamheden binnen de EMEA regio worden zakelijke creditcards gebruikt om onze travel policy te ondersteunen. Deze zijn dus puur voor het reizen bedoeld. Zo mogen er geen daadwerkelijke aankopen mee gedaan worden. Vliegtickets worden bijvoorbeeld centraal ingekocht. Denk dus aan uitgaven zoals hotelovernachtingen, lokaal vervoer, huurauto's plus brandstof, toegang tot conferenties, etc."

Carin de Jong van Driscoll's vindt het belangrijk dat werknemers een zakelijke creditcard kunnen gebruiken tijdens hun reizen: "Je kunt niet van je werknemers verwachten dat ze op reis alle onkosten voorfinancieren of dat ze uit naam van hun werkgever een creditcard afnemen. En sommige reizen kun je nou eenmaal niet zonder creditcarduitgaven doen."  

Dit is hoe het declaratieproces voor deze uitgaven bij Driscoll's werkt. Werknemers moeten eerst toestemming vragen aan hun manager voor ze een zakelijke creditcard krijgen. Dit is alleen voor mensen die vaak reizen voor hun werk. 

De Jong legt uit dat het proces om kosten te verwerken verouderd is. Werknemers moeten hun bonnetjes via e-mail opsturen en de kosten worden met de hand in Excel-bestanden ingevoerd.

De Jong: "We werken op dit moment nog met een wat verouderd proces om die kosten in onze OPEX verwerkt te krijgen. De kosten moeten namelijk handmatig geaccordeerd worden, waarbij de creditcard statements van medewerkers als fictieve factuur verwerkt worden. Bonnetjes moeten worden ingeleverd per e-mail. Alles wordt op dit moment nog handmatig in Excel-bestanden ingevuld."

Driscoll's wil overstappen naar een nieuw ERP systeem om dit proces makkelijker te maken, maar dat duurt nog even. De Jong zoekt nu naar tijdelijke oplossingen om het proces sneller te laten gaan.

Wisselen van bank en het zoeken naar bankonafhankelijke creditcards

Bedrijven als Driscoll's veranderen vaak van bank, bijvoorbeeld als er een nieuwe CFO komt. Zo is Driscoll's sinds Carin de Jong er is gaan werken al drie keer van bank gewisseld. Een aantal jaar geleden gebeurde dat en wilde het bedrijf weg bij de bank die hun creditcardprogramma ondersteunde.

Dit gebeurde omdat hun vorige bank niet de juiste creditcards voor heel Europa had. Normaal zou Driscoll's verschillende aanbieders vergelijken, maar dit keer kozen ze snel voor ICS. Hun moederbedrijf in Amerika kon geen passende creditcards voor Europa leveren. Dus zocht Driscoll's in Europa zelf naar een oplossing. Ze kozen voor ICS omdat zij bankonafhankelijk is en Mastercards aanbiedt, wat beter aansluit bij hun zakelijke wensen.

De Jong: "Wij wilden een programma dat we in alle buitenlandse entiteiten konden uitrollen. Op een gegeven moment hadden wij in Engeland bij een bank een programma, in Nederland bij een bank een programma, in Spanje ook weer bij een andere bank. Daar wilden wij vanaf. Dat wilden wij centraliseren. ICS bood hier de oplossing voor. Daarbij geniet ICS natuurlijk ook nog een aardige naamsbekendheid. Zij werken met grote namen van betrouwbare bedrijven met een lange geschiedenis. En dan biedt ICS ook nog eens erg gunstige tarieven." 

Het effect van de zakelijke creditcards

Bij Driscoll's hebben veel werknemers die vaak reizen geen leidinggevende functie of persoonlijke creditcard. De Jong: "Deze werknemers moeten op reis financieel ondersteund worden. Zonder zakelijke creditcard zouden zij om voorschotten moeten vragen. Als iedereen dit zou doen zou dat heel arbeidsintensief zijn. Ook als iemand vervolgens uit dienst treedt, wordt zo'n situatie heel lastig. We hebben zoiets weleens geprobeerd als een werknemer eenmalig afreisde naar de Verenigde Staten. Dat zorgt uiteindelijk voor ontzettend veel administratieve rompslomp."

Voor de dagelijkse processen zorgen de zakelijke creditcards dus voor een fijne tijdsbesparing. Los van dit effect ziet Carin de Jong de zakelijke creditcards van ICS als erg veilig, betrouwbaar en makkelijk om te gebruiken.

De Jong: "Wij hebben tot nu toe nog geen negatieve ervaringen gehad met zaken als fraude of skimming op vliegvelden of iets dergelijks. Over de fraudeafhandeling van ICS kan ik dus nog niet zoveel zeggen. Wel ervaren wij sterk dat we bij ICS tijd besparen omdat er geen enkele problemen zijn met bereikbaarheid. Card-houders kunnen in geval van nood meteen terecht bij ICS. Ook worden de kaarten bijna altijd, overal geaccepteerd."

Driscoll's sluit met behulp van ICS ook bepaalde transacties uit, zoals gokken en het kopen van sieraden. De Jong: "Wij hebben met het opzetten van de accounts voor vier verschillende entiteiten bepaalde type betalingen uitgesloten. Denk daarbij aan bijvoorbeeld (online) gokken, aankopen van sieraden, of cash-transacties. Als werknemers geld zouden kunnen pinnen met hun zakelijke creditcard zou dat het declaratieproces een stuk ingewikkelder maken. Op deze manier kunnen dat soort situaties niet voorkomen. Erg handig."