Ook uren tijd besparen op declaraties van medewerkers?

Gedoe met bonnetjes inleveren en in Excel zetten: niet meer van deze tijd

Hortilux Schréder is marktleider op het gebied van groeilichtoplossingen voor de internationale glastuinbouw. Werknemers van het bedrijf reizen vaak af naar beurzen over de hele wereld om hun duurzame LED- en HPS-groeilichtoplossingen onder de aandacht te brengen van de internationale tuinbouwindustrie.

De buitendienstmedewerkers doen op die reizen dan ook best wat bedrijfsuitgaven. Denk daarbij aan hotelovernachtingen, zakenlunches en het huren van een auto.

In het verleden werden de declaraties van Hortilux allemaal handmatig verwerkt. Het bedrijf nam creditcards af bij de Rabobank, van wie zij om de zoveel tijd een afschrift kregen. Medewerkers leverden hun opgespaarde bonnetjes in. De financiële afdeling voerde deze daarna in een Excel-formulier in, en verwerkte alles met de hand.

Marcel van Mourik werkt als Senior Financieel Medewerker voor Hortilux Schréder. We spraken hem over de modernisering die het bedrijf op dit vlak doormaakte.

Van handmatig declaraties afhandelen naar real-time inzicht

Marcel: "Wij zijn de afgelopen jaren hard aan het moderniseren. Wij scanden al onze inkoopfacturen al digitaal via boekhoudprogramma ISP, waarna deze automatisch werden verwerkt. De administratie van bedrijfsuitgaven van medewerkers was het enige dat nog handmatig moest worden ingeboekt. Daar wilden wij vanaf."

Collega Johan van Rest, Business Controller bij Hortilux, werkte al eens eerder met SRXP en kende de vele voordelen van dit expense management-systeem. De keuze was dus snel gemaakt om de zakelijke Mastercard van ICS aan te vragen. De ICS creditcards werden gelijk gekoppeld aan SRXP.

Marcel van Mourik: "Het voordeel nu dat de creditcards gekoppeld zijn aan SRXP is dat, zodra een medewerker een uitgave doet, deze meteen zichtbaar is in het centrale systeem. De bon kan gelijk ingescand worden met een foto, en aan de uitgave gekoppeld worden. Hierdoor raken werknemers nooit meer bonnen kwijt."

"Ook kan ik op elk moment inzien welke declaraties nog niet ingediend zijn en of de uitgaven kloppen met de maandelijkse afschriften van ICS. Staan er nog declaraties open? Dan spreek ik Card-houders hier meteen op aan."

Eerder was er geen inzicht in bedrijfsuitgaven van medewerkers tussen afschriften door. Nu heeft de financiële administratie real-time inzicht. Zo kan er beter gepland worden.

Uren administratief werk nu in minuten gedaan en nooit meer gedoe over bonnetjes

De financiële afdeling van Hortilux Schréder was elke week één tot een anderhalf uur bezig met verwerken van de declaraties van Card-houders. Met SRXP is dit binnen minuten gedaan.

Ook de Card-houders zelf hoeven zich niet meer bezig te houden met het bewaren van stapels bonnetjes. Zij kunnen hun declaraties nu binnen een paar seconden afhandelen. Volgens van Mourik scheelt dat voor hen ook een paar uur werk per maand.

Op dit moment neemt Hortilux Schréder zo'n 10 zakelijke creditcards af bij ICS. Het is niet uitgesloten dat dit er in de toekomst meer worden. Zeker nu door de koppeling met SRXP de druk op de financiële administratie veel kleiner is geworden. Van Mourik ziet de extra waarde van zakelijke creditcards in ieder geval niet snel verdwijnen: "Ook over 50 jaar zal hier nog gebruik van worden gemaakt."