Bedrijven hebben verschillende soorten uitgaven. Denk aan facturen van vaste leveranciers en terugkerende contracten. Maar er zijn ook andere uitgaven, zoals eenmalige en online betalingen. Veel bedrijven gebruiken hiervoor zakelijke virtuele creditcards. Dit vult hun bestaande betaalprocessen aan. ICS noemt deze oplossing ICS Payment Control. In dit artikel leest u de vier grootste voordelen van dit betaalmiddel.
Bij veel organisaties schieten medewerkers uitgaven voor met hun eigen creditcard. Dat kost tijd. Medewerkers moeten de kosten declareren. De financiële afdeling moet de betaling daarna handmatig verwerken.
Een zakelijke virtuele creditcard lost dit op. Het is een digitaal creditcardnummer met een vervaldatum en een beveiligingscode. U koppelt dit nummer aan een centrale Virtual Card Account van uw organisatie. U maakt een virtuele creditcard aan voor een bepaalde uitgave, een vast budget, een project of een vaste leverancier.
Als u een virtuele creditcard aanmaakt, stelt u meteen voorwaarden in. Denk aan:
Alle transacties komen samen op de centrale Virtual Card Account van uw organisatie. Ze zijn direct zichtbaar voor de financiële afdeling. Benieuwd naar het verschil met een fysieke creditcard? Lees dan meer over de vergelijking van virtuele en fysieke creditcards.
Veel bedrijven hebben hun inkoopprocessen goed ingericht voor vaste en terugkerende uitgaven. Denk aan vaste leveranciers, vooraf goedgekeurde contracten en duidelijke afspraken over prijzen en facturatie. Voor dit type uitgaven werkt zo'n vaste aanpak vaak prima.
Tegelijkertijd zijn er ook kosten die hier niet onder vallen. Denk aan een eenmalige aankoop, een online dienst of een leverancier zonder contract. In die situaties moet u facturen vaak handmatig verwerken. Ook ziet u vaak pas achteraf wie wat heeft uitgegeven. Dan moet u dingen achteraf rechtzetten. Bovendien neemt de kans op fouten toe.
Zakelijke virtuele creditcards helpen om dit soort uitgaven eenvoudiger te organiseren. Het bestaande inkoopproces hoeft hiervoor niet te veranderen.
U regelt en verwerkt betalingen op een nieuwe manier. Dat levert de belangrijkste voordelen op: meer overzicht, minder handmatig werk en betere controle over bedrijfsuitgaven.
Met een zakelijke virtuele creditcard betaalt een medewerker direct op het moment van de aankoop. De medewerker hoeft niet meer voor te schieten of te declareren. Een voorschot aanvragen en dit achteraf afhandelen is ook niet meer nodig. De betaling staat meteen op de centrale rekening van uw organisatie. De gegevens die u vooraf heeft ingevuld, staan er automatisch bij.
Dit is vooral praktisch voor uitgaven buiten het vaste inkoopproces. Nu schieten medewerkers hier vaak voor, vragen ze een voorschot aan, betalen ze via bankoverschrijving, of lenen ze de creditcard van een collega. Denk aan:
Medewerkers werken hierdoor sneller door. Uw financiële afdeling heeft minder handmatig werk.
U moet elke losse factuur verwerken, controleren en betalen. Bij veel kleine of eenmalige leveranciers kost dat relatief veel tijd. Met zakelijke virtuele creditcards legt u betalingen centraal vast. De gegevens zijn dan al vooraf bekend. Daarnaast maakt u minder nieuwe leveranciers aan voor kleine of eenmalige bedragen.
Dat betekent:
Heeft u geen automatische koppeling naar uw financiële systemen, zoals uw boekhoudsysteem, ERP-systeem of expense management-systeem? Ook dan levert dit tijdwinst op. Als u de virtuele creditcard aanmaakt, legt u gegevens zoals kostenplaats, project of medewerker al vast. Die informatie reist automatisch mee met de transactie. Zo hoeft u achteraf niets meer handmatig in te voeren of te herstellen.
U richt een zakelijke virtuele creditcard in voor een bepaalde uitgave, leverancier, project of tijdelijk budget. Door deze grens verkleint u het risico op ongewenst gebruik.
U kunt een virtuele creditcard bijvoorbeeld zo instellen:
Dit geeft extra controle, ook wanneer meerdere medewerkers namens uw organisatie uitgaven doen.
Als u een zakelijke virtuele creditcard aanmaakt, voegt u meteen gegevens toe. Denk aan:
Deze gegevens legt u samen met de transactie vast. Met Mastercard Smart Data Connect stuurt u ze automatisch door naar uw boekhoudsysteem, declaratiesysteem of ERP-systeem. Zonder koppeling exporteert u ze naar Excel. In beide gevallen weet u meteen wie welke uitgave heeft gedaan en waarvoor. U hoeft dit achteraf niet meer uit te zoeken. Dit scheelt weer een hoop tijd voor uw financiële afdeling.
Zakelijke virtuele creditcards passen goed bij organisaties die:
Ze vullen bestaande betaalmiddelen aan, zoals fysieke zakelijke creditcards en factuurbetaling. Ook sluiten ze aan op de betaal- en inkoopprocessen binnen uw organisatie.
Benieuwd wanneer u zakelijke virtuele creditcards het beste kunt inzetten? Lees meer over de praktische toepassingen.
ICS noemt virtuele creditcards Virtual Cards. Dit is onderdeel van ICS Payment Control. U koppelt Virtual Cards aan een centrale Virtual Card Account. U richt ze in volgens het beleid van uw organisatie.
U bepaalt zelf hoe uitgebreid u de oplossing inzet. Dat kan eenvoudig, zonder koppeling, of met meer automatisering. Dat hangt af van hoe u uw financiële processen heeft ingericht. U kiest voor:
Zo sluit de oplossing precies aan bij uw huidige manier van werken. U hoeft hiervoor niets te veranderen.
Wilt u weten of Virtual Cards passen bij uw organisatie? Neem dan contact op. We denken graag met u mee.
We hebben de antwoorden op de veelgestelde vragen op een rij gezet. Staat uw vraag er niet tussen? Neem dan gerust contact met ons op. We helpen u graag verder.
