Zakelijke creditcards zijn voor veel bedrijven een vast onderdeel van het betaalproces. U kunt kiezen voor een fysieke creditcard of voor zakelijke virtuele creditcards. Beide gebruikt u voor bedrijfsuitgaven, maar u regelt en beheert de betalingen op een andere manier. ICS biedt beide oplossingen aan en helpt organisaties om te kiezen wat bij hun betaalproces past. In deze blog leggen we uit wat de verschillen zijn en wanneer u welke kiest.
Een zakelijke virtuele creditcard is een digitaal creditcardnummer met een vervaldatum en een CVC-code.
U maakt het creditcardnummer aan voor een specifieke betaling, een bepaalde periode of een project. Daarbij stelt u vooraf voorwaarden in, zoals:
U betaalt transacties met een zakelijke virtuele creditcard. Deze komen allemaal samen op een centrale creditcardrekening van uw organisatie.
Stel: uw IT-afdeling bestelt een laptop bij een online leverancier. U regelt de betaling nu via een zakelijke virtuele creditcard. Een medewerker hoeft niet meer voor te schieten of de fysieke creditcard van een manager te gebruiken.
U maakt een apart creditcardnummer aan. U stelt vooraf voorwaarden in, bijvoorbeeld:
Zo beperkt u de betaling vooraf en legt u deze duidelijk vast.
Een zakelijke fysieke creditcard staat op naam van een medewerker. U zet deze creditcard in voor terugkerende of verschillende zakelijke uitgaven, zoals hotelovernachtingen, vluchten, taxi's of representatiekosten.
De medewerker betaalt binnen de afgesproken limiet bij leveranciers die creditcards accepteren. Het interne proces van uw organisatie bepaalt hoe u deze uitgaven daarna verwerkt.
De verschillen zitten vooral in hoe u betalingen inricht en beheert. Denk aan gebruik, controle en verwerking.
Een fysieke creditcard staat op naam van een medewerker. U gebruikt hem voor verschillende uitgaven binnen de afgesproken limiet. Denk aan hotelovernachtingen, taxi's, maaltijden en parkeerkosten. U gebruikt de creditcard doorlopend.
U maakt een zakelijke virtuele creditcard per betaling of per doel aan. Bijvoorbeeld:
Meer weten over het gebruik van zakelijke virtuele creditcards? Lees dan ons artikel over de praktische toepassingen.
Bij een fysieke creditcard betaalt een medewerker binnen de ingestelde limiet bij alle leveranciers die creditcards accepteren. Dat geeft flexibiliteit, maar ook meer risico op ongewenst gebruik.
Bij een zakelijke virtuele creditcard legt u het gebruik vooraf vast. U stelt in:
Zo voorkomt u dat een betaling buiten de afgesproken grenzen plaatsvindt. Dat is vooral belangrijk bij online aankopen, leveranciers zonder vast contract en uitgaven voor een project.
Bij zowel fysieke als virtuele creditcards ziet u transacties terug in het overzicht van uw aanbieder.
Als u een zakelijke virtuele creditcard aanmaakt, voegt u meteen extra informatie toe. Denk aan een kostenplaats, projectnummer of interne referentie. Deze informatie hoort bij elke betaling die u met de virtuele creditcard doet. Zo legt u vooraf vast bij welke afdeling of welk project de kosten horen.
Heeft uw organisatie een koppeling van een creditcardaanbieder met een boekhoudsysteem, ERP-systeem of expense management-systeem? Dan verstuurt het systeem ook alle virtuele creditcardtransacties automatisch mee. Heeft u geen koppeling? Dan staan de gegevens bij de transactie en verwerkt u ze handmatig. Dit scheelt uitzoekwerk voor de financiële afdeling. De informatie die u nodig heeft, zit namelijk al bij de betaling.
Bij een fysieke creditcard vraagt u deze eenmalig aan via uw creditcardprogramma. Daarna gebruikt de medewerker de creditcard zelfstandig.
Bij een zakelijke virtuele creditcard vraagt een medewerker per betaling een nieuwe creditcard aan. Dit gebeurt vóórdat de aankoop of betaling plaatsvindt. Dat hangt af van de instellingen van uw organisatie. In sommige gevallen is de creditcard direct beschikbaar. In andere gevallen gaat de aanvraag eerst naar iemand die deze goedkeurt. Zo houdt u controle op uitgaven die buiten het standaard inkoopproces vallen.
Stel uzelf als finance manager een paar praktische vragen:
Bij veel bedrijven vullen fysieke en virtuele creditcards elkaar aan. Fysieke creditcards zet u in voor medewerkers die regelmatig reizen en verschillende uitgaven doen. Zakelijke virtuele creditcards gebruikt u voor betalingen die buiten het standaard inkoopproces vallen. Deze betalingen wilt u vooraf beperken op bedrag, periode of leverancier.
Maakt u nog een keuze? Lees dan ook ons artikel over de voordelen van zakelijke virtuele creditcards.
ICS biedt zowel fysieke zakelijke creditcards als virtuele creditcards aan. Virtuele creditcards heten bij ICS Virtual Cards en maken deel uit van ICS Payment Control.
Kiest u voor Virtual Cards? Dan krijgt uw organisatie een Virtual Card Account. Hier komen alle virtuele transacties binnen. Vanuit de Smart Data Portal maakt u Virtual Cards aan voor bepaalde betalingen.
Via de Smart Data Portal beheert u wie Virtual Cards mag aanmaken. U bepaalt ook wie aanvragen goedkeurt en welke voorwaarden gelden. U stelt limieten, geldigheid en leveranciersbeperkingen zelf in. Wilt u creditcardgegevens direct delen met de leverancier die de factuur uiteindelijk ontvangt? Vanuit de portal stuurt u de creditcardgegevens dan via een beveiligde verbinding naar het e-mailadres van de leverancier.
Wilt u transacties automatisch verwerken in uw boekhoudsysteem, ERP-systeem of expense management-systeem? Vraag dan Mastercard Smart Data Connect aan voor de koppeling. Mastercard Smart Data Connect stuurt dan al uw transacties en creditcardgegevens automatisch naar uw gekozen systeem. Vanuit dat systeem kunt u de verdere automatisering regelen. Zo voorkomt u handmatig werk en houdt u uw administratie overzichtelijk.
Meer weten over Virtual Cards van ICS? Neem gerust contact met ons op.
We hebben de meestgestelde vragen voor u op een rij gezet. Staat uw vraag er niet bij? Neem contact op. We helpen u graag.
