Veelgestelde vragen
Waarom moet ik gegevens controleren?
Alleen als we de juiste gegevens van uw bedrijf hebben vastgelegd, mogen we zaken met u doen. Dat vraagt de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (Wwft) van alle financiële instellingen. Een deel van de gegevens mogen we overnemen van de KVK, maar dat geldt niet voor alle gegevens. Daarom vragen we u eens in de zoveel tijd uw gegevens te controleren en zo nodig aan te vullen of te wijzigen. Zo helpt u ons het betalingsverkeer veiliger te maken.
Welke gegevens moet ik controleren?
Het gaat om persoonsgegevens van de tekenbevoegden en de UBO’s van uw bedrijf.
Van de tekenbevoegde controleert u bijvoorbeeld:
- Geboortedatum
- Naam zoals die in het legitimatiebewijs staat
- In welk land de tekenbevoegde woont
Van de UBO's controleert u bijvoorbeeld:
- Geboortedatum
- Naam zoals die in het legitimatiebewijs staat
- In welk land de UBO woont
Zit uw organisatie in een holding met andere organisaties? Dan vragen we u ook de tussenliggende organisaties op te geven. Van tussenliggende organisaties geeft u bijvoorbeeld de volgende gegevens door:
- KVK-nummer of registratienummer bij een buitenlandse KVK
- Naam van de organisatie
- Rechtsvorm
De gegevens van mijn bedrijf zijn niet gewijzigd. Moet ik ze toch controleren?
Ja, ook als er niets gewijzigd is, vragen we u om dit aan ons te bevestigen. Dan weten zeker dat de gegevens kloppen. En voldoen we aan de Wwft. We begrijpen dat u hier het liefst geen tijd aan kwijt bent. Daarom hebben we dit zo makkelijk mogelijk gemaakt. Controleer uw gegevens snel en simpel in Mijn ICS Business. Klopt alles? Bevestig dit dan gelijk.
Wat gebeurt er als ik mijn bedrijfsgegevens niet controleer?
ICS houdt zich aan Nederlandse regels om witwassen en financieren van terrorisme te voorkomen. Door hieraan mee te werken, helpt u ons witwassen en financieren van terrorisme voorkomen. Als u dit niet doet en we niet weten of uw gegevens kloppen, kunnen we niet aan onze Wwft-verplichtingen voldoen. En moeten we de overeenkomst met uw bedrijf opzeggen. We willen graag samen met u voorkomen dat u geen gebruik meer kunt maken van onze producten en diensten. Zorg dus dat u uw gegevens op tijd controleert.
Hoe weet ik dat de e-mail over het controleren van mijn gegevens geen phishing is?
Goed dat u hierop let. Controleer altijd of het adres van de afzender klopt. Dit is voor onze e-mail over het controleren van uw bedrijfsgegevens: noreply@service.icscards.nl.
U herkent valse e-mails als volgt:
- De e-mail is meestal niet persoonlijk, er staat 'beste klant' of 'geachte heer/mevrouw'
- In de e-mail wordt gevraagd om snel actie te ondernemen
- Reageert u niet direct op de e-mail, dan wordt er gedreigd met gevolgen zoals het een boete of het blokkeren van uw rekening
- Ook staat er een link in de e-mail, waarmee u naar een valse website gaat
- Uw mailprovider of spamfilter geeft meestal wel al aan dat de e-mail spam is
Lees ook: Zo herkent en meldt u valse e-mails
Waar vind ik informatie over de UBO’s van mijn bedrijf?
Informatie over uw UBO's vindt u bijvoorbeeld in:
- het uittreksel uit het Handelsregister of UBO-register van de KVK
- de akte van oprichting
- de statuten
- het bestuursverslag
Wanneer is iemand een UBO?
Een Ultimate Beneficial Owner (UBO) is een persoon die een belang heeft in uw bedrijf. Dat kan direct of indirect zijn. Een bedrijf kan meerdere UBO’s hebben.
Iemand is een UBO als deze persoon:
- voor meer dan 25% eigenaar is van het bedrijf
Deze persoon heeft meer dan 25% van de aandelen of certificaten in bezit. Of heeft voor meer dan 25% recht op de opbrengst of het vermogen van het bedrijf. - meer dan 25% stemrecht heeft in het bedrijf
Het kan naast stemrecht ook gaan om de bevoegdheid om het bestuur te benoemen of te ontslaan. Of om de bevoegdheid om het wijzigen van een samenwerkingsverband van een vennootschap. Deze persoon kan ook de organisatie (mede)financieren. - feitelijke zeggenschap heeft in het bedrijf
Deze persoon valt niet in de hierboven genoemde groepen, maar bepaalt wel (mede) het beleid van de organisatie. Dat kan bijvoorbeeld de voormalige eigenaar zijn in een familiebedrijf. Of een bestuurder van een vereniging of stichting.
UBO’s verschillen per rechtsvorm. Wilt u hier meer weten over weten? Bekijk dan de website van de KVK.
Wat is een tussenliggende organisatie?
Tussenliggende organisaties komen bijvoorbeeld voor als er een holding is. Zit uw organisatie in een holding met andere organisaties? Dan vragen we u ook de tussenliggende organisaties op te geven. Dat doen we om te begrijpen hoe uw organisatie is opgebouwd.
Ik ben contactpersoon. Mag ik dit ook regelen?
Alleen een tekenbevoegde kan gegevens van een bedrijf bevestigen en wijzigen. Daarom is het vaak het snelste als een tekenbevoegde inlogt in Mijn ICS Business en de gegevens controleert en bevestigt.
Als contactpersoon kunt u wel gegevens controleren in Mijn ICS Business. Maar om ze daarna te bevestigen, moet u een pdf-formulier downloaden. Dit formulier moet een tekenbevoegde van uw bedrijf ondertekenen.
Mag ik als tekenbevoegde de gegevens van mijn bedrijf controleren?
Ja, als tekenbevoegde mag u de bedrijfsgegevens, gegevens van tekenbevoegden, UBO(’s) en tussenliggende entiteiten controleren, bevestigen en wijzigen.
Heeft u een andere vraag? We helpen u graag. Bel ons op werkdagen tussen 8.00 en 18.00 uur op 020 – 6 600 666.