Zakelijke creditcards voor het team: zo regelt u het veilig

Veilig beheren van meerdere zakelijke creditcards in 5 stappen

Het gebruiken van meerdere zakelijke creditcards in uw organisatie vraagt om een slimme aanpak. Zonder duidelijke regels en goed beheer kunnen de uitgaven oplopen en kan er misbruik ontstaan. Volg deze 5 stappen voor een veilige en makkelijke werkwijze:

1. Maak duidelijke afspraken over bedrijfsuitgaven
2. Kies de juiste zakelijke creditcards
3. Stel limieten in per medewerker
4. Automatiseer het uitgavenbeheer
5. Controleer uitgaven regelmatig

1. Maak duidelijke afspraken over bedrijfsuitgaven

Een duidelijk beleid voor zakelijke creditcards helpt misverstanden en ongewenste uitgaven te voorkomen. Maak afspraken over welke kosten met de zakelijke creditcard worden betaald, zoals reis- en verblijfkosten of online aankopen. Leg dit vast, zodat iedereen in het team de regels kent.

De meeste creditcardmaatschappijen bieden bescherming tegen misbruik door medewerkers. Toch is het belangrijk om medewerkers goed te informeren over het juiste gebruik. Bij de meeste cards van ICS is uw organisatie beschermd tegen ongeoorloofd gebruik van de creditcard, dankzij de verzekering Ongeoorloofd Gebruik. Controleer hiervoor de voorwaarden.

2. Kies de juiste zakelijke creditcards

Betalen met zakelijke creditcards heeft veel voordelen voor uw organisatie. Zo bieden ze wereldwijd betaalgemak en zorgen ze voor inzicht in bedrijfsuitgaven. Maar: niet iedere zakelijke creditcard past bij elke organisatie.U  kiest u de kaart die het beste past bij uw behoeften. Let bij uw keuze op zaken zoals::

1. Wereldwijde acceptatie
2. Extra verzekeringen
3. Mogelijkheid tot integratie met een declaratiesysteem

ICS heeft zakelijke creditcards die passen bij bedrijven van verschillende groottes. Zo hebben we onder andere de Mastercard Corporate voor groot MKB en corporates.

3. Stel limieten in per medewerker

Stel voor elke medewerker een bestedingslimiet in om de uitgaven te controleren. Dit kan per kaart of per soort kosten. Daarnaast kunt u bijvoorbeeld uitgaven blokkeren, zoals contante opnames of betalingen op goksites. Geef medewerkers een budget dat past bij hun werkzaamheden. Met een duidelijke limiet voorkomt u dat medewerkers ongemerkt te veel uitgeven en houdt u het budget onder controle. En heeft uw medewerker een keer een hogere cardlimiet nodig, bijvoorbeeld bij een grote zakenreis? Dan past u dit eenvoudig aan tot maximaal de bedrijfslimiet

4. Automatiseer het uitgavenbeheer

Veel finance managers ervaren onzekerheid, omdat declaraties van medewerkers vaak pas aan het eind van de maand zichtbaar zijn. Door zakelijke creditcards te gebruiken heeft u altijd inzicht in alle transacties.

Koppelt u de creditcards ook nog aan een expense management tool dan maakt u het declaratieproces nog makkelijker én veiliger. Medewerkers voeren eenvoudig hun uitgaven in door een foto van de bon te maken in de declaratie app. De transactie wordt direct gekoppeld aan de juiste kostenplaats. Dit bespaart tijd en geeft meer controle over bedrijfsuitgaven.

5. Controleer zakelijke uitgaven regelmatig

Ook met duidelijke afspraken en geautomatiseerd beheer is controle belangrijk. Plan regelmatig controles om te kijken of de zakelijke uitgaven volgens de gemaakte afspraken zijn. Dit helpt om snel afwijkingen te zien en aan te passen. Zo blijft uw bedrijf financieel gezond en voorkomt u vervelende verrassingen aan het einde van de maand.

Bij ICS kunt u rekenen op 24/7 fraudepreventie. We volgen de betalingen met de zakelijke creditcards voortdurend. Als we verdachte betalingen zien, nemen we meteen contact op met de kaarthouder om dit te controleren.

Regel vandaag nog meerdere ICS zakelijke creditcards voor uw team

Met de zakelijke creditcards van ICS regelt u makkelijk en veilig meerdere kaarten voor uw team. De standaard verzekeringen bieden extra zekerheid. U kunt ook flexibel meer of minder kaarten aanvragen, afhankelijk van wat uw organisatie nodig heeft.

Wilt u meer weten over het zorgeloos gebruik van meerdere zakelijke creditcards voor uw team? Neem dan contact op met onze accountmanager Sylvia van Eijk. Zij helpt u graag verder.