Zo werken Virtual Cards
Een Virtual Card is een digitaal kaartnummer waarmee u zakelijke betalingen doet, online of bij een vaste leverancier. Met ICS Payment Control maakt en beheert u deze kaarten zelf. U maakt een aparte kaart aan met een eigen bestedingslimiet, geldigheidsduur en leverancier.
Een Virtual Card kunt u inzetten voor één betaling of meerdere betalingen, afhankelijk van wat u nodig heeft. Zo houdt u controle over zakelijke uitgaven buiten het vaste inkoopproces en voorkomt u onverwachte of ongeautoriseerde betalingen. Bent u nog geen klant bij ICS? Vraag dan eerst een zakelijke Mastercard aan.
Dit heeft u nodig om Virtual Cards te gebruiken
Om met Virtual Cards te werken vraagt u eenmalig ICS Payment Control aan. Hiermee krijgt u twee bouwstenen in handen: een Virtual Card Account waarop alle Virtual Card-transacties worden geboekt, en toegang tot de Smart Data Portal waarin u alles aanstuurt.
1. Toegang tot ICS Payment Control
U vraagt ICS Payment Control eenmalig aan via ICS. Na goedkeuring ontvangt u uw Virtual Card Account en de inloggegevens voor de Smart Data Portal.
2. Smart Data Portal
De Smart Data Portal is de online omgeving waarin u werkt. Als programmabeheerder stelt u eerst aankoopsjablonen, aankoopgroepen, gebruikers en leveranciers in, en koppelt u uw Virtual Card Account aan de portal. Zo bepaalt u wie Virtual Cards mag aanvragen of goedkeuren, welke gegevens bij elke aanvraag horen en bij welke leveranciers betaald mag worden.
3. Virtual Cards
Vanuit de Smart Data Portal vragen u en uw medewerkers Virtual Cards aan. Per kaart bepaalt u het bestedingslimiet, de geldigheidsduur, het aantal transacties en de leverancier. Afhankelijk van uw instellingen is de kaart direct klaar voor gebruik of gaat hij eerst naar de goedkeurder.
Virtual Card aanvragen en beheren
Zodra u bent ingelogd in de Smart Data Portal, maakt u daar uw Virtual Cards aan. Dit kan per medewerker, leverancier of type uitgave. U richt de kaarten in op de manier die past bij uw inkoop- of declaratieproces.
Per kaart stelt u zelf de voorwaarden in:
- Een bestedingslimiet
- Een geldigheidsperiode
- Een specifieke leverancier of type uitgave
- Het maximale aantal transacties
Zo maakt u bijvoorbeeld een kaart aan voor een softwareabonnement of een eenmalige aankoop. Alle transacties zijn direct zichtbaar in de Smart Data Portal, zo weet u wat er is uitgegeven en door wie.
Transacties bekijken van Virtual Cards
U vindt transacties van Virtual Cards op twee plekken terug:
- In Mijn ICS Business ziet u alle transacties die op uw Virtual Card Account zijn geboekt, samen met uw andere kaarttransacties. Handig voor uw rekeningoverzicht en de standaard boekhouding.
- In de Smart Data Portal selecteert u via rapporten alle Virtual Card-transacties, inclusief de referenties die u bij het aanmaken van de kaart heeft opgegeven (zoals kostenplaats, medewerker, omschrijving en leverancier). Zo heeft u per Virtual Card volledig inzicht in alle transacties.
Heeft uw organisatie Smart Data Connect, de boekhoudkoppeling van ICS? Dan worden transacties automatisch doorgestuurd naar uw ERP- of boekhoudsysteem. Zo hoeft u gegevens niet handmatig over te nemen en blijft uw administratie altijd up-to-date.
